Es ist eine der häufigsten Beanstandungen in Betriebskostenabrechnungen — und einer der vermeidbarsten Fehler: Hausmeisterkosten werden als eine Summe umgelegt, obwohl ein Teil davon nicht umlagefähig ist. Widerspricht ein Mieter, fällt im Zweifel nicht nur der unzulässige Anteil weg, sondern die Position insgesamt.
Die Grundlage: § 2 Nr. 14 BetrKV
Die Betriebskostenverordnung nennt in § 2 Nr. 14 die „Kosten für den Hauswart“ als umlagefähige Betriebskosten — ausdrücklich mit einer Einschränkung: Kosten für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Verwaltung gehören nicht dazu. Umlagefähig ist also der Teil der Hausmeistertätigkeit, der laufende Betreuung ist.
Voraussetzung ist außerdem, dass die Umlage von Betriebskosten überhaupt wirksam vereinbart wurde. Ohne entsprechende Klausel im Mietvertrag ist die Miete eine Inklusivmiete — dann hilft die schönste Aufstellung nicht weiter.
Was rein darf, was nicht
| Tätigkeit | Umlagefähig | Warum |
|---|---|---|
| Kontrollgänge, Objektbegehung | ja | laufende Betreuung des Gebäudes |
| Treppenhaus- und Kellerreinigung | ja | laufende Reinigung, ggf. eigene Position „Gebäudereinigung“ |
| Tonnen heraus- und hereinstellen | ja | laufender Betrieb |
| Leuchtmittel wechseln | ja | Verbrauchsmaterial im laufenden Betrieb |
| Rasen mähen, Beete, Laub | ja | Gartenpflege, § 2 Nr. 10 BetrKV |
| Räumen und Streuen | ja | Straßenreinigung/Winterdienst, § 2 Nr. 8 BetrKV |
| Zählerablesung | ja | laufender Betrieb der Anlagen |
| Defekte Fuge erneuern | nein | Instandhaltung |
| Schloss oder Beschlag ersetzen | nein | Instandsetzung |
| Ausbesserungen, Malerarbeiten | nein | Schönheitsreparatur bzw. Instandhaltung |
| Mieterwechsel abwickeln, Schlüssel verwalten | nein | Verwaltungstätigkeit |
| Angebote einholen, Handwerker beauftragen | nein | Verwaltungstätigkeit |
Die Falle: Wartung ist nicht Instandhaltung
An dieser Unterscheidung scheitern die meisten Abrechnungen. Wartung ist die vorbeugende Maßnahme, die den ordnungsgemäßen Zustand erhalten soll — sie ist als laufende Betriebskosten umlagefähig. Instandhaltung und Instandsetzung beheben einen bereits eingetretenen Mangel oder Verschleiß — sie sind es nicht.
Praktisch:
- Türbänder schmieren und nachstellen, damit die Tür weiter schließt → Wartung
- Das ausgeschlagene Band austauschen, weil die Tür nicht mehr schließt → Instandsetzung
Derselbe Handgriff, dieselbe Person, dieselbe Rechnung — und trotzdem zwei verschiedene Kategorien. Deshalb muss der Dienstleister die Trennung liefern, nicht die Verwaltung im Nachhinein schätzen.
Enthält eine Position nicht umlagefähige Anteile und lässt sich der Anteil nicht herausrechnen, kann die gesamte Position aus der Abrechnung fallen — nicht nur der unzulässige Teil. Eine pauschale Schätzung („davon ungefähr 20 % Reparatur“) wird nur anerkannt, wenn sie nachvollziehbar begründet ist. Am einfachsten ist es, wenn die Rechnung von Anfang an zwei Zeilen hat.
Wie eine prüfbare Rechnung aussieht
Eine Hausmeisterrechnung, die durch die Prüfung geht, erfüllt vier Dinge:
- Getrennte Positionen für laufende Betreuung und für Reparatur/Instandsetzung — jeweils mit eigenem Betrag.
- Objektbezug. Eine Sammelrechnung über fünf Häuser lässt sich keinem Abrechnungskreis zuordnen. Je Objekt eine Position oder eine eigene Rechnung.
- Leistung und Turnus benannt. „Hausmeisterservice“ allein ist nicht prüfbar. „Kontrollgang wöchentlich, Treppenhausreinigung wöchentlich, Tonnendienst“ ist es.
- Zeitraum. Welcher Abrechnungszeitraum abgedeckt ist.
Aus Sicht der Verwaltung ist das keine Formalie: Es ist der Unterschied zwischen einer Position, die man unverändert übernehmen kann, und einer, für die man selbst nachrechnen muss.
Verteilungsschlüssel und Belegeinsicht
Verteilt wird nach dem vereinbarten Schlüssel, meist nach Wohnfläche. Ohne Vereinbarung gilt nach § 556a Abs. 1 BGB die Wohnfläche. Mieter haben Anspruch auf Belegeinsicht — sie dürfen die Hausmeisterrechnung sehen. Auch das ist ein Argument für eine sauber getrennte Rechnung: Was der Mieter dort liest, sollte die Abrechnung bestätigen und keine Fragen aufwerfen.
Und die Frist: Die Abrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen — Guthaben muss trotzdem ausgezahlt werden.
Kurz zusammengefasst
- Umlagefähig ist die laufende Hausmeisterbetreuung, nicht Reparatur, Instandsetzung oder Verwaltung.
- Wartung zählt zur laufenden Betreuung, Instandsetzung nicht — obwohl es oft derselbe Handgriff ist.
- Ohne Trennung kann die komplette Position entfallen, nicht nur der unzulässige Anteil.
- Die Rechnung braucht getrennte Positionen, Objektbezug, benannte Leistungen und den Zeitraum.
- Zwölf-Monats-Frist beachten, Belegeinsicht einplanen.
Veröffentlicht im Juli 2026, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Mietvertrag, die Betriebskostenverordnung und die Rechtsprechung im Einzelfall.