Hausmeisterdienst beauftragen: die Checkliste

Veröffentlicht Juli 2026Lesezeit ca. 7 MinutenFür Verwaltungen & WEG

Ein Hausmeisterdienst kostet wenig im Vergleich zu dem, was er verhindert — und viel im Vergleich zu dem Aufwand, den ein schlechter erzeugt. Der Unterschied entsteht nicht im Preis, sondern in vier oder fünf Punkten, die man vor der Unterschrift klären kann.

1. Das Leistungsverzeichnis

Der wichtigste Punkt, und der am häufigsten vernachlässigte. „Hausmeisterservice nach Bedarf“ ist keine Leistungsbeschreibung, sondern die Grundlage künftiger Meinungsverschiedenheiten. Ein tragfähiges Verzeichnis benennt drei Dinge getrennt:

• Fläche — welche Bereiche, notfalls mit Lageplan
• Tätigkeit — was dort konkret getan wird
• Häufigkeit — in welchem Turnus

Prüfen Sie das Angebot mit einer einfachen Frage: Könnte ein Dritter, der nichts von der Absprache weiß, nach dem Verzeichnis feststellen, ob die Leistung erbracht wurde? Wenn nein, ist es zu unbestimmt.

2. Getrennte Positionen für Betreuung und Reparatur

Laufende Betreuung ist umlagefähig, Reparatur nicht. Wer beides in einer Summe anbietet, verschiebt Ihnen die Arbeit — im schlechteren Fall fällt die ganze Position aus der Betriebskostenabrechnung. Fragen Sie schon beim Angebot nach der Trennung. Ein Anbieter, der routiniert damit umgeht, kennt die Arbeit von Verwaltungen. Einzelheiten im Beitrag zu Hausmeisterkosten in der Betriebskostenabrechnung.

3. Versicherung und Nachweise

Lassen Sie sich zeigen, was vorhanden ist:

• Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckung. Ohne sie steht im Schadensfall ein Anspruch gegen jemanden, bei dem nichts zu holen ist — und der Schaden bleibt beim Eigentümer.
• Gewerbeanmeldung, bei Gebäudereinigung zusätzlich die Eintragung in die Handwerksrolle, da es ein zulassungsfreies Handwerk der Anlage B1 zur Handwerksordnung ist.
• Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, wenn Bauleistungen im Sinne der Bauabzugsteuer erbracht werden. Fehlt sie, muss der Auftraggeber unter Umständen 15 % einbehalten und abführen — ein Fehler, der beim Auftraggeber landet, nicht beim Dienstleister.
• Bei eingesetztem Personal: Nachweis über Anmeldung zur Sozialversicherung. Bei Schwarzarbeit haftet unter Umständen auch der Auftraggeber.

4. Vertretung und Erreichbarkeit

Kleine Betriebe haben einen strukturellen Nachteil, den man ansprechen darf: Was passiert bei Krankheit, Urlaub oder Fahrzeugausfall? Beim Winterdienst ist das keine theoretische Frage — dort entscheidet ein einziger ausgefallener Morgen über die Haftung. Lassen Sie die Vertretungsregelung in den Vertrag schreiben, statt sie zu erfragen.

Zur Erreichbarkeit: Eine Festnetznummer und ein Ansprechpartner, der das Objekt kennt, sind mehr wert als eine Hotline. Umgekehrt gilt: Wer nur über eine Mobilnummer erreichbar ist und selten zurückruft, wird das im laufenden Betrieb nicht ändern.

5. Laufzeit, Kündigung, Preisanpassung

Sinnvoll ist eine kurze Anfangsphase, in der beide Seiten sehen, ob es passt — etwa drei Monate mit monatlicher Kündigungsmöglichkeit, danach ein längerer Turnus. Achten Sie auf:

• Kündigungsfrist. Drei Monate zum Quartalsende ist üblich. Zwölfmonatige Fristen mit automatischer Verlängerung sind bei einer Dienstleistung dieser Art nicht angemessen.
• Winterdienst separat. Die Saison hat ihren eigenen Rhythmus; eine Kündigung mitten im Januar hilft niemandem. Eine eigene Laufzeit für den Winterdienst ist praktikabler.
• Preisanpassung. Eine Anpassung nach Ablauf des ersten Jahres ist normal und sollte im Vertrag stehen — mit Ankündigungsfrist. Ein Anbieter, der nie anpassen will, kalkuliert entweder zu hoch oder wird später nachverhandeln.

6. Der Test, der am meisten verrät

Bevor Sie unterschreiben: Rufen Sie an einem gewöhnlichen Werktagvormittag an, ohne Termin. Wer ans Telefon geht oder innerhalb weniger Stunden zurückruft, wird das auch tun, wenn ein Mieter vor der aufgebrochenen Kellertür steht. Wer sich in der Anbahnungsphase nicht meldet, meldet sich später nicht besser.

Und: Bestehen Sie auf einer Objektbesichtigung vor dem Angebot. Ein Anbieter, der ohne Blick auf die Flächen einen Festpreis nennt, hat entweder kalkulatorische Reserven eingebaut oder wird nachfordern. Beides ist ungünstig.

Die Checkliste in Kurzform

• Leistungsverzeichnis mit Fläche, Tätigkeit, Häufigkeit — nachprüfbar formuliert
• Betreuung und Reparatur getrennt ausgewiesen
• Haftpflichtversicherung, Gewerbeanmeldung, ggf. Handwerksrolle und § 48b-Bescheinigung
• Vertretungsregelung schriftlich, besonders für den Winterdienst
• Kurze Anfangsphase, angemessene Kündigungsfrist, Winterdienst mit eigener Laufzeit
• Objektbesichtigung vor dem Angebot, Erreichbarkeit vorher testen